Arrangere Agitatoria

Dette er en det du trenger å huske på for å arrangere Agitatoria

PR

• Posters/flyers
  • Finn en designer og gi dem en klar tekst, samt gjerne noen tips til ting som kan være på plakaten, ideer du har og lignende. Bilder og sånt i høy-oppløselig format hjelper også designere med dårlig tid.
  • Fargetrykk er stort sett verdt penga hvis vi har dem
  • Copyco (trykk24.no) er stort sett billigst, hvertfall på fargetrykk. Avtal på telefon når de kan trykke. Lever per epost på pdf til trykkeriet. Pass på bildekvalitet på pdf hvis du ikke bruker erfarne designere. Hvis usikker så spør trykkeriet om fila er ok.
  • Flyers kan være vel så bra som posters, begge deler enda bedre.
    • Ha to filer (AG10flyers.pdf og AG10poster.pdf) selvom de er like når det leveres til trykkeriet.
    • Kombinasjon av posters/flyers på et trykk er mulig, men krever at vi klipper av flyers manuelt eller betaler copyco for å gjøre det. Papirkutter hjelper, men er lett å gjøre feil med.
  • Vurder hvor mange plakater/flyers vi klarer å spre
    • Hvis vi har plakater 2 uker før trenger vi ca 300 plakater
    • Hvis vi har plakatene en uke før trenger vi ca 150
    • Flyers trengs flere av, men er jo billigere. Eventuelt i svart/hvitt for å spare penger.
  • Det er vanskelig å få folk til å henge opp plakater og spre flyers, med unntak av Sjur og blitzere som erfaringsmessig er mere motiverte omkring dette. Noen tips for å hjelpe på:
    • Lokk med øl. Flere sammen som henger opp plakater, og så går og drikker øl, frister mere enn å gå aleine i regnværet
    • avtal direkte med folk at de skal være med å henge opp plakater (ikke send mail og regn med at folk kommer), gjerne i kombo med tipset over
    • husk stiftepistol, teip og gjerne klister (alt på Humla, men sjekk for sikkerhetsskyld)
• Hjemmesida må oppdateres. Thomas D kan hvertfall gjøre det. Fint å ha det på Humla sidene også
• Sørg for å ha programmet og tidsplanen ganske klart tidlig. Ha det på hjemmesidene, i mails og pressemeldinger, så folk får med hva som faktisk skal skje.
• Pressemelding
  • direkte til journalister, samt en generell til hver avis
  • Del opp i flere mails så du omgår spamfiltere som ofte tar mailen hvis du sender til mange mottakere
  • Emne-linja må gjøre det klart at det er en pressemelding, samt ha en tittel som fanger interesse og forteller hva det er snakk om
  • Pressemeldingen må gjøre det klart hvorfor det er interessant å skrive om dette og helst i løpet av de første linjene
  • Pressemelding kan ofte ha form som en nyhetsartikkel, med noen sitater fra enten innledere eller fra oss som arrangører. Journalister har dårlig tid og er ukritiske, så jo mere de får servert på et fat jo større sjanse er det for at de faktisk skriver om det
• Kulturkalendre
  • Underskog, Facebook, tips folk som kan være interesserte
  • Lokalaviser
  • Aften
  • Dagsavisen, Dagbladet Fredag
• Mailinvitasjoner på alle relevante lister og folk vi kjenner
  • Send bare til en liste av gangen så ryker du ikke spamfilteret

Humla praktisk

• vaske og rydde
• sette ut stoler
• sørge for at lyd og film virker på forhånd (Sub, Nicholas, Thomas D og Espen kan hjelpe)
• pynte
• kjøpe kaffe, juice, litt melk til kaffe, (ved behov: dopapir og håndsåpe,kaffefilter, sukker og øl)
• hjelpe folk fra gata inn til Agitatoria på Humla med plakater utenfor og piler innover i gangen
• avtale med vegankafeen tidspunkt for middagspause
• sette opp program på en plakat så folk slipper å spørre
• sørg for at streamen virker, se om vi kan få til opptak.

Innledere, workshops, film, byvandring

• skaff ordstyrer samtidig som du skaffer innledere
• få tak i folk i god tid
• ha en plan b når de ikke kan likevel
• bestill flybilletter el lignende i så lang tid som mulig i forveien, det sparer man mye penger på (bortsett fra hvis likevel kansellerer. har ikke skjedd, men....?)
  • lettest om de betaler flybilletter selv og får igjen penger av oss, men avklar hvordan dette skal ordnes
• hør hva de trenger praktisk f.eks. powerpoint-framviser, ting til workshops
• avklar mest mulig av programmet med innlederne på forhånd så de vet hva som skal skje når og følger timeplanen
• si ifra at ting blir streamet og lagret, og at spørsmål enten må repeteres eller sies direkte i mikrofonen (2 mic'er?)
• Film
  • ha den i hånda og vit at den virker seinest dagen før, helst den dagen du skriver den på programmet
  • husk oppløsning, digitale formater er ikke alltid gode nok (f.eks så er YouTube etc ikke bra nok). DVD er safe.
• Sett av tid til debatt og spørsmål, ikke ha for stram timeplan
• Flybilletter og sånn koster penger, så minst 45 min snakking hvis vi bruker penger synes jeg burde være en regel

Spenn

• Søk Frifond barn og unge før arrangementet. Seks ukers behandlingstid, og vi må søke før arr.
• se ellers tidligere søknader, vektlegg unge mennesker (altså folk under 25) i søknaden
• andre steder vi kan søke om penger? akademia som samarbeidspartner f.eks.?
• Få kvitteringer og samle dem i en konvolutt
  • kvitteringer er nødvendig for et bra regnskap.
    • flybilletter (?)
    • plakater
    • kaffe, teip og lignende kan også føres i regnskapet, så få det med
    • kjøp øl på egen kvittering, det kan vi ikke utgiftsføre hos frifond
• Ha det klart hvem som er ansvarlig for søknaden og regnskapet etterpå.

^HowTo